- Visjonen til Oslo kommune er å utvikle gode og enkelt tilgjengelige digitale tjenester. De ønsker at digital samhandling skal være den primære dialogen mellom innbyggerne, næringslivet og kommunen. Derfor har kommunen opprettet et program for elektroniske tjenester hvor det årlig lanseres cirka 30 nye digitale tjenester på tvers av de ulike sektorene i kommunen. Programmet består av ulike pilotprosjekter hvor et av dem er nytt fagsystem for barnehagene, sier Hans Petter Høibråten som er prosjektleder for byrådsavdeling for oppvekst og kunnskap i Oslo kommune.

Dagens system er en skybasert tjeneste hvor skjemaer og post som tidligere var på papir ble erstattet av elektronisk dialog og elektronisk arkivering. Tilbud om barnehageplass kom også i brevs form.

- Barnehagenes fagsystem skal administrere opptak og plassadministrasjon for 350 kommunale og 430 private barnehager. Det er bydelene som samordner opptakene og arbeider i systemet, mens foreldre som skal søke om barnehageplass, ønsker å si opp plassen sin, eller bytte barnehage nå kan gjøre dette elektronisk. Hovedmålet med prosjektet var å få en heldigital søknadsprosess, og det har vi fått. Siden vi slipper å svare med brev har også det ført til betydelig forenkling, sier Linda Elisabeth Heen som er spesialrådgiver i seksjon for barnehager i byrådsavdeling for oppvekst og kunnskap. Hun tilføyer:

- I dag har vi et heldigitalt opptak og mange mål er oppnådd, men vi har et nytt prosjekt gående der vi ser på ytterligere forbedringer både med hensyn til brukervennlighet og produktivitetsforbedringer. I denne fasen, som vi kaller fase to, automatiserer vi blant annet flere prosesser på saksbehandlingssiden.

En spesialtilpasset standardløsning

Kommunen har vært opptatt av å få en mer moderne løsning enn de hadde tidligere.

- Systemet skulle både gi publikum bedre service, men også forenkle de administrative rutinene internt. Ikke minst var de også veldig opptatt av at løsningen måtte være stabil og sikker, forklarer Odd Henning Dypvik hos IST som har levert fagsystemet.

Løsningen som kommunen har valgt baserer seg på en standardløsning som har blitt brukt mange steder i Norge og i utlandet og det er denne løsningen som videreutvikles og forbedres videre for å imøtekomme kommunens ønsker.

- Oslo kommune satser målrettet på gode digitale løsninger for publikum. De er fremoverlent og er en kompetent og konstruktiv kunde som opptrer veldig profesjonelt i alle fasene fra anbud til implementering, sier Dypvik.

Ingen motstand hos brukerne

Før den nye IT-løsningen kom på plass fikk man kanskje svar i form av et brev fra kommunen i sommerferien når man var bortreist og kunne gå glipp av en svarfrist, med de digitale løsningene kan man nå svare uansett hvor man er.

- Vi har også med glede registrert at dette prosjektet ikke har møtt noe motstand hos brukerne. Det er snarere tvert imot slik at foreldrene har ønsket en slik ordning som dette velkommen, for dette er jo en målgruppe som er vant til og forventer å finne slike tjenester digitalt tilgjengelig, tilføyer Høibråten til slutt.