Eiendoms- og byfornyelsesetaten i Oslo kommune har lang erfaring med verktøy for personaladministrasjon. I arbeidet med koordinering av byutviklingsprosjekter, kjøp og salg eiendom, samt forvaltning og utleie av kommunal eiendom er gode fagsystemer en forutsetning.

- Vi er 120 ansatte og benytter et fagsystem for timeregistrering slik at den ansatte har oversikt over ulike saldo. Det brukes også som et styringsverktøy for ledelsen, sier Jonas Drag, HR-sjef i Eiendoms- og byfornyelsesetaten i Oslo Kommune.

- Den ansatte registrerer når de starter og avslutter arbeidsdagen, og får på den måten god styring på egen tidsbruk. Vi har fleksitidsordning, og dette er derfor nyttig for den ansatte. Det er også mulig å registrere fravær slik at de blant annet har oversikt over brukte og gjenstående feriedager. Ledelsen får samtidig god oversikt over ulike typer fravær og kan ta ut rapporter på dette, fortsetter han.

Gir god kontroll

Arbeidstidsavtaler, fleksitid, ferielov, arbeidsmiljølov og regelverk for sykefravær krever gode administrative verktøy og systemet gir gode muligheter til å kunne følge med på ressursbruk og følge opp uregelmessigheter.

- Utfordringen er ikke nødvendigvis at folk jobber for lite, men for mye. Dette er et godt kontrollverktøy for å følge opp rutiner på at ansatte ikke jobber mer enn hva de skal eller bruker unødig overtid, sier han.

- I prosjektvirksomhet kan slike systemer brukes mot økonomiske målsetninger. For oss er det ikke hensiktsmessig siden vi har ikke internfakturering hvor det er viktig å vite hvor mye en ansatt har jobbet på et prosjekt, sier han.

Integrering mot økonomisystemer

- Det vi ser er at et tidsregistreringssystem som er integrert mot lønnssystemet kan gi store fordeler for oss i administrasjonen. Tidsregistrering fungerer som et forsystem for bakenforliggende systemer, som lønn. Det er mye å hente på automatisering av manuelle oppgaver ved registrering av variabel lønn. Dette er en av de store potensielle gevinstene for oss, sier han.