Etablering av felles journalsystem

  1. Prosjektmodell. Etabler det som et prosjekt hvor både mål, tids- og ressursrammer er definert.
  2. God forankring. Pass på at målet for prosjektet er godt forankret i kommuneledelsen.
  3. Ressurser. Sett av ressurser både i form av penger, men ikke minst i form av personer med kompetanse til å jobbe med slike prosesser. Det bidrar til at man har de realistiske rammene man trenger for å lykkes.
  4. Tenk som én enhet. Finn et felles forvaltningsfora som har drifts-, forvaltnings- og fagansvar for hele den tekniske løsningen, og involver alle de deltakende kommunene.
  5. Nødvendig kompetanse. Sett sammen prosjektet med en blanding av fag-personer. Helsefagpersonell, administrativt personell og IKT-kompetanse må med i prosjektorganisasjonen.
  6. Fokus på gevinster. Bruk energi på det som fører til en bedre hverdag for ansatte og pasienter. IKT skal understøtte arbeidsprosessene. Se på hva gevinstene kan være og få med leverandørene på laget.

– Bakgrunnen var at Lillehammer, Gausdal, Øyer og Ringebu fant ut at de skulle samarbeide om de nye tilbudene som Samhandlings- reformen krever i forhold til behandling som skal få pasientene­ raskere ut fra sykehus. Slik behandling krever mer sykepleier­kompetanse og legedekning, noe som blir svært ressurskrevende­ hvis hver kommune skal bygge opp disse tjenestene på egen hånd. Derfor slo de seg sammen og lagde en enhet hvor Lillehammer kommune var vertskommune gjennom Lillehammer Helsehus, forteller avdelingssykepleier Elin Amrud ved Lillehammer Helsehus.

Mange journalsystemer

En utfordring for samarbeidet var ulike datasystemer. – Hvis vi skulle inn på journalen til den ene pasienten som var fra Lillehammer, logget vi oss inn der, og skulle vi til neste pasient som kanskje var fra Øyer, så var det bare å logge seg ut fra Lillehammer og inn i Øyer. Og slik holdt vi på, sier Amrud. Alle kommunene brukte allerede systemet Gerica, så de hadde en viss felles plattform. Men de støtte på problemer i lovverket. – Noe av problemet var at opplysninger ble journalført i to systemer, slik at en pasient fra Gausdal kanskje ikke fikk oppdatert journalen sin når han var på Helsehuset. Men problemet med å slå sammen var ikke av teknisk karakter, men selve lovverket. Rent juridisk er det ikke tillatt å journalføre og få tilgang til journalopplysninger fra andre kommuner enn den man selv er ansatt i. Tilsvarende var det heller ikke tillatt med et felles journalsystem. For at vi skulle understøtte de nye tjenestene på tvers av kommunene, brukte vi mye tid på jussen i dette, forklarer Erling Høyem, som var administrativ prosjektleder for selve IT-prosjektet.

Fra forprosjekt til utrulling

Forprosjektet startet i 2010, og da databasene ble slått sammen den 20. november 2012, var det bare 11 dager etter at det juridiske endelig falt på plass. – Foreløpig kommuniserer ikke de kommunale systemene med spesialisthelsetjenestens journaler, så vi er fortsatt et stykke unna visjonen om at hver pasient skal ha én felles journal. Hverdagen har derimot blitt enklere for de ansatte som skal yte felles helsetjenester til befolkningen i de fire kommunene på til sammen 43 000 innbyggere.