- Tidligere har vi brukt en egenprodusert database som vi har jobbet med i 20 år. Senere har vi brukt et system levert fra en dansk aktør hvor alle gater var registrert i et web-basert system. Utfordringen har vært at vi hadde flere systemer som ble brukt i samme sak. Vi manglet et helhetlig system for fakturering, oppfølging og kontroll, sier Per Olav Horne i Drammen kommune.

Forenkler søkeprosess

Kommunen har nå lansert to nye tjenester som forbedrer både koordinering og søknadsprosesser ved graving i kommunens veier.

- Koordineringsløsningen tok vi i bruk slik den var etter pilotprosjektet i Oslo kommune. Tjenesten for gravsøknader implementerte vi i utviklingsstadiet slik at vi har kommet med innspill til gode løsninger både for kommunen og entreprenørene, sier han.

Web-basert løsning

Løsningen gir muligheten for søknad om graving i offentlig grunn med veiledning for påkrevd dokumentasjon. Løsningen gir mer effektiv saksbehandling og brukes av feltpersonalet for å følge opp aktivitetene. Slik unngår man gjentatt graving i samme gate og andre feil.

- Løsningen gir oss et felles grensesnitt og system både for arbeidstillatelser og gravesøknader. Fordelen for entreprenørene er at de får samlet all dokumentasjon på ett sted. Tidligere var det slik at enkelte ansatte kunne legge inn søknader som andre ikke fikk se. Det var personbasert og kunne føre til at man mistet oversikt over søknader. Nå kan kan alle ansatte se alle søknadene som er inne, sier han.

- Det er også fordeler ved at alle opplysningen må være med i søknaden og ferdigmeldingen når entreprenørene skal melde saken ferdig. Dokumentasjonskravene og vedlegg blir fulgt opp bedre og følger saken, sier han.

Fordeler for innbyggerne

Publikumsportalen viser hvem som graver hvor og den enkelte innbygger, næringslivet og kommunen får bedre oversikt over graveaktiviteten.

- Fordelen for innbyggere er at man på en enkel måte får innsyn i et kart over jobber som pågår, jobber som er planlagt og tidligere jobber som er utført. Det er lett å se historikken slik at man vet hva som ble gjort av hvem, sier han.

Reduserer feil

Løsningen bidrar til å forenkle kommunens oppgaver, samt bidra til bedre service overfor innbyggere og næringsliv.

-  Vi ser at antallet feil blir redusert. Tidligere kunne søknader være mangelfulle og ble sendt i retur. Dette er det mye mindre av nå siden systemet sørger for at all dokumentasjon må levers. Dette sparer tid både kommunen og entreprenøren, sier han.