- Nå må prosessen organiseres annerledes og mer fremdriftsorientert ute i kommunene. Fremdrift, styring og kontroll er avgjørende for om kommunesammenslåingen skal bli vellykket eller ikke, sier Morten Thuve som er prosjekt- og prosessveileder i BDO. De har en rekke anbefalinger om hva kommunene bør og ikke bør gjøre i alle de krevende prosessene som kommer:

- Kommunene skal igjennom en svært kompleks prosjektprosess, og disse prosessene må styres på en skikkelig måte. Noe av utfordringen er at mange kommuner ikke har erfaring med å lede så store prosjekter, tilføyer Øistein Harsem som er seniorutreder og prosessveileder.

Krevende prosesser

Mange sammenslåingsprosesser i både offentlig og privat sektor har mislykkes, med store konsekvenser. Det er høy risiko for at det samme kan skje i flere av kommunesammenslåingene hvis man ikke er god på planlegging, prosess- og prosjektledelse.

- En av hovedutfordringene er at kommunene må drive parallelt og de skal fortsette å være den samme kommunen som i dag til og med desember 2019, men fra 2020 skal de være over i en ny struktur som må fungere fra dag èn. Mange ansatte vil nok også oppleve slitasje og frustrasjon ved å både være med i et endringsprosjekt og samtidig holde på med daglig drift, påpeker prosjektleder og prosessveileder Sven-Erik Antonsen.

Hva er så anbefalingene som kan bidra til at kommunene lykkes?

- Det ene er god informasjonsflyt mellom de kommunene som skal slås sammen, det andre er at alle har en klar rolle- og målforståelse, slik at de skjønner hvor de står i dag, hvor prosessen skal lede dem, og ikke minst hva man ønsker å oppnå med sammenslåingsprosessen. I tillegg er det helt avgjørende at alle samarbeider med et felles mål om å få det til, og at man ikke undervurderer de kulturelle forskjellene som kan være mellom kommuner, sier Antonsen.

- Etablering av nye kommunale tjenester, omprioritering av eksiterende tjenester eller vedtak om nye investeringer må ikke gjøres uten tanke på at de snart skal inn i en ny struktur, forklarer Thuve.

- Vi mener også at kommunenes økonomistyring og IKT-styring bør skje i et felles kontrollpunkt allerede fra oppstarten av prosessen, sier Harsem til slutt.