I forbindelse med Oslo kommune sin storstilte digitaliseringssatsing har kommunen satt av 750 millioner kroner i budsjettet for å utvikle digitale løsninger i. Av disse er det etablert en låneordning på 200 millioner kroner til sak-/arkivsystem. Hver enkelt virksomhet har anledning til å søke rentefritt lån over en fireårsperiode til hjelp med implementeringen av det nye systemet.

- Innføring av nytt sak- og arkivsystem sikrer kvaliteten på kommunens hukommelse, i tillegg til å gjøre innbyggere og næringsdrivendes kontakt med kommunen tryggere og mer forutsigbar, sier systemforvalter Inger-Mette Gustavsen i UKE Virksomhetsstyring.

Avtalen som ble inngått mellom Oslo kommune og ACOS er den største kommunale anskaffelsen av et Noark 5-godkjent dokumenthåndteringssystem, og en av Norges mest omfattende sak- arkivinnføringer noensinne.

– Det er en stor tillitserklæring å bli valgt til en så sentral samarbeidspartner innenfor digitalisering i Oslo kommune. Vi er også veldig stolte over at kommunen med dette satser på norskutviklet hyllevareløsning, sier daglig leder i ACOS, Bent-Inge Storheim, i en pressemelding. Fra før benytter over en tredjedel av norske kommuner dette dokumenthåndteringssystemet.

Bedret innbyggerkommunikasjon

Oslo kommune har brukt uforholdsmessig mye tid og ressurser på å gjøre alle oppgaver i henhold til lover og forskrifter. Papirbaserte originalarkiver har vanskeliggjort både sporbarhet, sikkerhet, koordinering, gjenbruk, søk og effektiv innbyggerkommunikasjon. Det nye arkivsystemet vil gagne både tjenesteproduksjonen og innsynsretten til publikum. Det vil også sikre at verdien av arbeid ikke går tapt, men kan nyttiggjøres av andre i og utenfor kommunen. UKE har det merkantile ansvaret for innføringen av det nye systemet, mens Oslo Byarkiv sikrer det arkivfaglige.

Digital kommune

Den nye anskaffelsen er del av et stort løft på området for elektroniske tjenester og digital kommunikasjon. Flere selvbetjeningsløsninger, nye nettsider, og en helhetlig digitalisering av kommunen skal sørge for at hverdagen både blir enklere og mer effektiv for Oslos innbyggere.

UKE og UDE først ut

De første som vil ta i bruk det nye systemet er Utdanningsetaten og Utviklings- og kompetanseetaten. Disse er forventet  å være «på lufta» i løpet av mai 2017.

– Vi opplever stor interesse fra kommunens øvrige virksomheter. Noen benytter WebSak allerede, andre er i gang med utredning og analyse av egne arbeidsrutiner i forberedelse til den nye løsningen. Vår rolle vil være som coach, og bistå hver enkelt virksomhet i prosessen frem mot implementering, sier Gustavsen.

Erstatter cirka 50 ulike systemer

Det er 53 kommunale virksomheter, inkludert etater og bydeler som etterhvert skal ta i bruk det samme sentraliserte systemet. Inntil nå har kommunen hatt rundt 50 ulike saks- og arkivsystemer, noe som skyldes at de har hatt en såkalt desentralisert driftsstruktur.

I en reportasje i digi.no sier Tron Kallum som er leder ved seksjon for digitalisering i Oslo kommune:

- Det vi har lagt vekt på, utover det tradisjonelle med funksjonalitet, er integrasjonen med digitale tjenester til innbyggere og næringsliv. Den integrasjonen er det aller viktigste med denne anskaffelsen. Det er klart det er store gevinster ved å samle oss om ett system. Men det vi må se nærmere på er særlig gevinsten i spart saksbehandlingstid og tid for innbyggerne. Det begynner vi å få noen tall på. Eksempelvis ved nabovarsler ved byggesaker. Du slipper å dra til plan- og bygningsetaten, ta ut papirer og betale 500 kroner for det. Du kan gjøre det hjemme og det koster deg ingenting. Kommunen får ikke lenger disse inntektene, men etaten frigjør tid til å jobbe med de tyngre sakene isteden, sier Kallum.