- Når jeg skal snakke om det vi har gjort og hvorfor vi har gjort det, så blir det fort litt teknisk, sier Harald Hellerud som er arkivleder i Patentstyret.

- Vi snakker nemlig ikke om fagsystemene som saksbehandlerne benytter, de systemene er akkurat de samme som før. Dette er snakk om det vi kaller selve arkivkjernen, et slags fillager som fungerer som et arkiv, og som er helt uavhengig av hvilket system man bruker til å registrere informasjonen i. Arkivkjerneløsninger er det ikke så mange som har enda, men dette er en løsning som vil komme for fullt, forklarer Hellerud.

Arkivkjernen, som er av typen N5D, kan ta imot data fra ulike systemer og forskjellige typer saksbehandlingsverktøy, og alt vil bli registrert og lagret i det samme arkivet.

NOARK5

I arkivverdenen finnes det også standarder som skal følges. Arkivverket står bak den norske arkivstandarden som forkortes NOARK.

- Det har kommet flere standarder for hvordan offentlige arkiver skal se ut i Norge. Den forrige standarden, NOARK4, var den aller første som forholdt seg til elektronisk arkiv, mens standardene før NOARK4 utelukkende forholdt seg til papir. NOARK4 var veldig rigid og var basert på en ganske gammeldags måte å jobbe på. Nå har imidlertid NOARK5 kommet, og her snakker vi om en helt ny standard som tar hensyn til den digitaliserte verden som vi lever i nå på en helt annen måte og er en fremtidsrettet standard, fortsetter arkivlederen.

Mange forenklinger

For Patentstyret var det aller viktigste å få på plass en arkivløsning som var i tråd med gjeldende regelverk i arkivforskriftene, samt følge anerkjente standarder.

- Med den gamle løsningen fulgte vi ikke regelverket, men levde med en dispensasjon, og sånn kunne vi ikke ha det lenger. Men når vi først går til anskaffelse av et nytt og oppdatert system, så oppnår vi også en rekke fordeler og legger et grunnlag for mange mulige forbedringer. For eksempel kan vi knytte andre typer dokumentgrupper til denne arkivkjernen, og da får vi et mer ryddig system som gjør det lettere å etterkomme kravene, men også til å avlevere arkivet til Riksarkivet når den tid kommer.

Den nye løsningen vil gi bedre dokumentfangst enn det gamle systemet som var tungt å bruke og derfor ble lite brukt. Med det nye arkivsystemet blir hverdagen enklere for saksbehandlerne og det skal bli lettere å finne relevant informasjon.

- N5D-arkivet registrerer alle handlinger i patent-, varemerke- og designsøknader og hjelper Patentstyret med å gjøre ideer til verdier på en enklere og rimeligere måte både for kundene og for samfunnet, sier Hellerud.

En smidig prosess

Mange IT-prosjekter har strandet, blitt forsinket etter blitt mye dyrere enn planlagt i det offentlige, men det gjelder ikke i Patentstyrets tilfelle da de gjennomførte sitt arkivkjerneprosjekt:

- Vi er veldig godt fornøyd med hele prosessen som startet rett før sommeren. I begynnelsen av januar gikk vi i produksjon, og ting ser ut til å fungere som forutsatt. N5D var både rimeligst og enklest å integrere med vårt fagsystem. Det var en fryd å samarbeide med leverandøren, og etter syv måneder hadde vi en velfungerende løsning i produksjon, levert til riktig tid og med en prislapp som lå under budsjett, sier Hellerud til slutt.