Å følge Noark-standarden er obligatorisk for alle offentlige virksomheter når de skal journalføre og arkivere saksdokumenter. Kravet om journalføring skal sikre at offentligheten får innsyn i saksbehandlingen og at dokumentene kan gjenfinnes når det er behov for det.

– Noark har vært en forutsetning for Offentlig elektronisk postjournal som både journalister og menigmann har stor nytte av, sier Tor Anton Gaarder som er underdirektør Seksjon for elektronisk arkivdanning i Riksarkivet. 

 

Offentlig journal

I forlengelsen av kravet om å journalføre og arkivere saksdokumenter, følger kravet om å benytte en Noark-godkjent løsning. Dette kan medføre enkelte utfordringer.

– Journalføringspliktige digitale saksdokumenter skal arkiveres i det Noark-godkjente systemet til en virksomhet. Men en virksomhet vil også ha dokumenter som ikke er journalføringspliktige, men som man likevel skal arkivere. Siden man gjerne vil ha alt arkivert ett sted, velger man da Noark-systemet.

I det et dokument registreres i Noark-systemet regnes det som journalført. Dermed skal det ut på offentlig journal, selv om det ikke foreligger journalføringsplikt. Her oppstår det et dilemma.

– Ved å journalføre dokumentet og få oversikt, gjør man en god jobb med arkiveringen, men dokumentet kommer på offentlig journal. Dermed kan det komme innsynsforespørsler, som gir ekstraarbeid og krevende vurderinger av innsyn. Som en konsekvens av dette velger mange å ikke arkivere denne typen dokumenter i det hele tatt, sier Gaarder.

 

Samfunnsdokumentasjon

Noark-standarden skal i fremtiden rendyrkes, og et viktig mål for revideringen er at Noark-standarden ikke skal legge unødvendige hindringer i veien for utviklingen av gode tekniske løsninger.

– Arkivverkets oppgave er å ta vare på den samlede samfunnsdokumentasjonen i et langt tidsperspektiv. Dataene skal kunne vedlikeholdes og finnes frem på en enkel måte. For å lykkes med dette er vi helt avhengige av hensiktsmessig regulering og standardisering.

 

Større fleksibilitet

Utviklingen av standarder er en kontinuerlig prosess, så Gaarder regner ikke med å kunne oppnå at alle blir fornøyd over natten.

– Men vi vet at overgangen fra Noark 4 til Noark 5 ble oppfattet som en klar forbedring.  Standarden ble mer fleksibel. Avleveringsformatet ble langt enklere å forholde seg til for systemutviklerne og det ligger bedre til rette for utvikling for hensiktsmessige arkiveringsløsninger.

Det har vært et problem at mange systemutviklere har følt seg bundet av arven fra Noark 4-standarden, som er ganske rigid på en del områder.

– Arven har fulgt med inn i Noark 5-systemene, noe som kan ha sinket utviklingen noe.

 

Ikke kravspesifikasjon

Gaarder mener det er viktig at det blir en bedre dialog mellom myndigheten som er ansvarlig for standarden, kundene som trenger god systemstøtte i sine arbeidsprosesser samt gode arkiveringsløsninger, og leverandørene som skal utvikle løsningene.

– Nå skal vi rydde opp i standarden – og kommunisere bedre hvilke muligheter som ligger i den. Kanskje kan vi fjerne en del unødvendige krav, noe som kan gjøre det enklere å utvikle gode løsninger.

Standarden er blitt oppfattet som en kravspesifikasjon av enkelte kunder, hvilket den ikke er.

– For å sikre at løsningene ikke blir for kostbare eller uhensiktsmessige er det viktig for kunder og leverandører å vite hvilke av kravene i som må oppfylles og hvilke man kan se bort fra. Vår jobb i tiden som kommer er å legge bedre til rette for dette, sier Gaarder.