Oslo kommune og Journalia skal utfordre dokumentasjonsbyrden

Høyt utdannede fagfolk i oppvekst-, helse- og omsorgstjenester bruker en stadig større del av arbeidsdagen foran skjermen, ikke hos menneskene de er der for å hjelpe. I juni valgte Oslo kommune Journalia for å gjøre noe med det.

Tale-til-tekst er identifisert av KS og EY som den mest modne KI-løsningen for kommunal sektor: lavest kompleksitet, størst gevinstpotensial og anbefalt for nasjonal skalering. I mai gjennomførte Oslo kommune en anbudsrunde for nettopp KI-drevet tale-til-tekst, der målet var å velge en løsning som kunne brukes på tvers av fagområder, deriblant barnevern og helse- og omsorgstjenester. I evalueringsprosessen gjorde Oslo kommune direkte brukertesting av leverandørene på reelle bruksscenarioer. Etter å ha evaluert leverandører som Noteless og svenske Tandem Health, falt valget til slutt på Journalia som den beste løsningen for Oslo kommune.

Tiden som burde ha gått til innbyggerne

Saksbehandlere i barnevernet bruker i snitt tre til fire timer hver dag på dokumentasjon, opp mot halve arbeidsdagen, ifølge tall fra Oslo kommune. Sykepleiere i kommunehelsetjenesten bruker rundt to timer daglig i journalsystemet, og 77 prosent oppgir at det går ut over tiden med pasienten. Det er lovpålagt journalplikt, utført manuelt, av mennesker som har brukt tre til seks år på å bli gode til noe helt annet.

Journalplikten er ikke problemet, den er selve grunnlaget for rettssikkerhet. Problemet er at plikten fortsatt oppfylles med de samme verktøyene som for tjue år siden. Behovet for å endre det er stort. Da regjeringen la frem Helsepersonellplan 2040, pekte den på at teknologi og mer effektiv ressursbruk alene kan frigjøre 17 300 årsverk i helsetjenesten.

Fastlegene er på god vei, offentlig sektor henger etter

Hvorfor har noen deler av helsetjenesten kommet seg videre, mens andre har stått stille? Hos fastlegene bruker over 40 prosent allerede KI-basert tale-til-tekst til journalnotat. I kommunal omsorg er andelen fire prosent. Selv om kjerneløsningen er den samme, har kommunale tjenester ofte mer komplekse arbeidsflyter og organisatorisk tilnærming. Likevel er potensialet for effektivisering desto større, og det er dette potensialet Oslo kommune ønsker å adressere.

Digitaliseringsetaten leder prosjektet som nå skal rulles ut i barnevern og helse- og omsorgstjenester, på tvers av flere bydeler i Oslo. «Egentlig er vi for sent ute, men vi må bare starte,» sa Mattias Thronsen, prosjektleder for digitalisering i Bydel Søndre Nordstrand, til Kommunal Rapport.

Journalia vil integreres med Tietoevry Gerica, helse- og omsorgstjenestens EPJ-system, og Modulus Barn, barnevernstjenestens fagsystem. Innlogging og brukeradministrasjon sikres gjennom integrasjon med kommunens standardiserte EntraID-plattform.

I pilotprosjektet blir det presisert at verktøyet skal være et støtteverktøy, ikke en beslutningstaker. Journalia skal gjøre om samtaler, konsultasjoner, møter og diktater til strukturerte notatutkast (tale-til-utkast), som fagpersoner selv leser gjennom, redigerer og godkjenner. Verktøyet vil ikke brukes til å ta automatiserte beslutninger, og heller ikke gi støtte til faglige vurderinger. Det ansvaret ligger fortsatt hos fagpersonen selv.

Dokumentasjonskravet skal ikke forsvinne, men fagfolkene skal slippe å bære det alene. Det er utfordringen Oslo kommune og Journalia nå går sammen om å løse.