Som fagsjef i akuttmottaket ved Stavanger Universitetssykehus, merket Øystein Evjen Olsen behov for en mer robust og fleksibel løsning, enn regnearkene han brukte i planleggingen. Det resulterte i SmartCrowding, som gir sykehus og helseforetak bedre operasjonell ledelse og drift knyttet til pasientflyt og ressursplanlegging.
– Vi hadde en jevn strøm av pasienter, men noterte at trykket var ekstra høyt til visse tider. Det motiverte oss til å kartlegge flyten, som viste et mønster med høye antall midt på dagen. Vi mente det måtte være mulig å unngå høye skuldre hver dag, og ha en plan for de intensive periodene, sier han.
Øystein Evjen Olsen
Lege og SmartCrowding-gründer
Redusert liggetid
– Samtidig befant vi oss i en verdikonflikt. Vi ønsket å ta bedre vare på pasientene enn det var tid til. Tiden vi brukte på én pasient, gikk på bekostning av en annen, og liggetiden måtte ned. Det gikk ut over team-følelsen, tilliten mellom helsearbeidere og pasient-tilfredsheten. Situasjonen ropte på et verktøy som ga objektive indikatorer og mål for når vi var i hvilken situasjon, og hvilke tiltak som måtte treffes, men det var tungvint å kommunisere via komplekse regneark. Det var da ideen kom.
Sammen med sykehusets innovasjonsavdeling og TTO-selskapet Prekubator (nå Validé), utviklet de det som nå er SmartCrowding.
– Samtidig med innføringen, koordinert med andre endringer, så vi at vi fikk redusert liggetid i akuttmottaket, færre korridorpasienter i foretaket og mindre overtid og vikarbruk. Det som primært er en risiko ved overbelegg, er pasientsikkerheten. Kritisk syke pasienter, på avdelinger med sprengt kapasitet, har en betydelig økt dødelighet. Og helsepersonell blir utbrent.
Visuell oversikt
Etter seks år er erfaringene med SmartCrowding overveiende positive, ifølge sykepleier og tidligere leder ved SUS’ akuttmottak, Aslaug Skauen:
– I 2014 begynte vi å granske hva det var som gjorde alt så travelt. Vi har gått fra ikke å ha kontroll, til å ha kontroll. Vi begynte med datafangst i 2017, som sanket de indikatorene som var viktige for kontroll i akuttmottaket. Å komme til sykehuset, uten å få tak i en lege, er utfordrende, så for oss er det viktig å ha en visuell kurve, og oversikt over hvor vi står og hvor tiltakene må settes inn, forklarer hun.
Aslaug Skauen
Sykepleier og rådgiver i seksjon arbeidstid, Helse Stavanger HF
Oversikten fins på en skjerm i avdelingen, så vel som i en app, som er spesielt nyttig for avdelingsleder.
– Jeg fikk full oversikt, allerede før jeg kom på jobb. Samtidig er det viktig å hindre at pasientene ligger for lenge i akuttmottaket, men SmartCrowding oppdateres hvert femte minutt, så vi er hele tiden à jour.
– Trenger et planverk
Ved sykehuset i Levanger skal de snart ta i bruk SmartCrowding, og sykepleier Christina F. Sundby har store forventninger.
– Med om lag 170 somatiske senger, og et befolkningsgrunnlag på cirka 90 000, tar vi imot opptil 37 pasienter i døgnet, med høyest bemanning på ettermiddagen, når pasienttilstrømningen er størst. Når vi tar i bruk SmartCrowding, er det i første omgang for akuttmottaket, men sykepleietjenesten på medisinsk avdeling er også svært interessert, forteller hun.
Christina Fjesme Sundby
Sykepleier og seksjonsleder for akuttmottaket ved Sykehuset i Levanger
– Vi er ikke dimensjonert for mengden pasienter vi får, med åtte mottaksrom. Når det, som i går, kommer 14 pasienter på halvannen time, trenger vi gode styringssystemer, som kan gi beslutningsgrunnlag. SmartCrowding kan gi oss et planverk som sikrer pasientsikkerheten, når trykket når et visst nivå, og en flyt som også sikrer de ansatte.
– Jeg håper det gir en enighet i akuttmottaket, som gjør at vi møter utfordringene med klare planer, der koordinator slipper å være på etterskudd, mangler beslutningsstøtte – eller ikke får tak i nødvendig personale.
Av Jarle Petterson