Hvordan kan arbeidsplassen gi ansatte rask tilgang til riktige svar om sitt arbeidsforhold, når og der den ansatte trenger det?
– KF har, som de fleste andre, erfart at vi er avhengig av digitale verktøy både for interne arbeidsprosesser og i kommunikasjonen med våre kunder. Som leverandør av digitale tjenester har vi heldigvis en god digital kultur, og vi har mange digitale systemer som understøtter arbeidsprosessene våre. Det siste halvåret har vi jobbet med å sikre hyppig digital informasjonsflyt, og har også fokusert på å skape gode digitale møteplasser, sier Sandra Bruce, produktansvarlig for produkter og tjenester innen området arbeidsgiver, HR og forvaltning i KF.
Sandra Bruce
Produktansvarlig for produkter og tjenester innen området arbeidsgiver, HR og forvaltning i KF
Et av verktøyene KF tilbyr er «HR-Chatboten» som har som mål å gi ledere og ansatte i kommunen eller fylkeskommunen rask tilgang til svar om regelverk, rutiner og systemer på arbeidsplassen. KF leverer et oppdatert innhold til chatboten som bygger på lov- og avtaleverk for kommunal sektor.
– Chatboten, som alltid er tilgjengelig, kan gi svar på spørsmålene som ofte stilles av ansatte internt i organisasjonen, og kan tilpasses med integrasjoner. På så måte kan chatboten avlaste HR- og personalavdelinger, sier Bruce.
Bygget på kunstig intelligens
Selve plattformen til chatboten er levert av Kindly, som er KFs samarbeidspartner. Chatboten er bygget på kunstig intelligens og norsk språkteknologi, og blir ifølge Bruce stadig flinkere til å forstå ulike måter å stille spørsmål på:
– Det som er fint med chatboten, er at den gir svar på akkurat det den ansatte stiller spørsmål om, uten at den som lurer må lete etter riktig sted å finne informasjonen. I en tid der ansatte møter mange informasjonskilder og systemer i sin organisasjon, kan HR-Chatboten fungere som et naturlig startpunkt for å finne sin informasjon, sier hun.
– Selve verktøyet er også svært enkelt og intuitivt å ta i bruk. Det gis en lokal tilgang, som gjør at kommunen eller fylkeskommunen som benytter seg av den selv kan legge til nytt innhold, koble til egne API-er, styre lokal utvikling og utforme chatboten til å ivareta lokale behov, fortsetter hun.
Viktig med god implementering
For at kommunen eller fylkeskommunen skal kunne gi lokalt tilpassende svar påpeker Bruce at det er lurt å legge en god plan for implementeringen av chatboten:
– Med en god implementeringsprosess kan kommunen eller fylkeskommunen sikre intern forankring, systematisere intern informasjon, og tilby et verktøy som gir ansatte et naturlig og intuitivt startsted når informasjon etterspørres.
Bruce understreker at chatboten ikke gir personvernsensitive svar, og at den oppfyller kravene i personvernlovgivningen:
– All kommunikasjon i plattformen er anonym og kryptert, og chatlogger kan også slettes. Kommunen eller fylkeskommunen eier også alle sine data, om det så er data de selv legger i tjenesten eller dialogdata, sier hun.
Utvikling i tett samarbeid med kommunen
I tillegg til å levere en HR-Chatbot leverer KF en innbygger-chatbot hvis formål er å effektivisere informasjonsflyten fra kommune til innbyggeren, på innbyggerens premisser. Den kan avlaste servicetorg, og gi innbyggere raskere svar på det de lurer på.
KF leverer også en bred portefølje av digitale verktøy som på ulikt vis gjør arbeidsprosesser eller innbyggerdialog enklere i kommune eller fylkeskommune.
– Vårt mål er å utvikle og levere digitale verktøy og tjenester som gjør ansattes og innbyggeres hverdag enklere. Det blir ikke mindre aktuelt i tiden fremover. For KF er det viktig å jobbe tett sammen med kommuner og fylkeskommuner i utviklingen av nye tjenester som kan bidra til effektivisering og digitalisering i kommune-Norge, avslutter Bruce.