Et spennende samarbeid mellom Sikri og Viken fylkeskommune har resultert i ny teknologi der manuelle prosesser blir digitalisert. Dette har igjen ført til færre timer med papirarbeid og mange timer spart.
– Jeg har jobbet mange år i offentlig sektor, både i kommune og fylkeskommune. Det er veldig mye manuelt papirarbeid som med fordel kan automatiseres. Uten offentlig–privat samarbeid, tror jeg det hadde gått mye tregere fremover, sier Gro Ekkje, enhetsleder for servicesenteret i Viken fylkeskommune.
Gro Ekkje
Enhetsleder for servicesenteret i Viken fylkeskommune
Ekkje tiltrådde enheten i januar, og så at det var altfor mange manuelle prosesser som tok for mye tid.
– Jeg begynte å se på tidstyvene, hvor vi kunne lage snarveier og kutte linjene. Der har Sikri være til stor hjelp, sier hun.
Frigjøre tid til andre oppgaver
Sammen med Sikri, har Viken blant annet sett på en løsning der man kan hente informasjon fra teksten, det vi kaller metadata.
– Vi ønsker et system som kan kontrollere dokumenter med dato og forfallsdato og hente ut den delen av teksten. Det vil være enormt arbeidsbesparende og frigjøre tid til å gjøre oppgaver som i dag ikke blir ivaretatt i tilstrekkelig grad, sier Ekkje, og forteller at de allerede har en robot som heter Archie.
– Målet er at han skal håndtere innsyn, og etter hvert gjøre flere oppgaver. Vi har meldt inn til Sikri at vi også ønsker at han kan journalføre alle utgående dokumenter som står med status sendt. Det er snakk om 50.000 dokumenter som vi skal gå inn manuelt og sjekke, sier hun.
Andre ting Viken og Sikri jobber med å finne løsninger på, er søknader og TT-kort, nabovarsler, trekkmeldinger til lønn og dokumenter til PPOT.
Gjør det enkelt
Ekkje forteller at hun av og til syns det blir et hav av informasjon og begreper.
– Hva er kunstig intelligens eller AI? Hva er maskinlæring og hva gjør roboten? Jeg er ikke så opptatt av begreper. Jeg vil definere en liste med behov, og så kan de som har kompetansen, som Sikri, fortelle meg at dette punktet kan vi løse med roboten, mens på punkt 2 og 5 bruker vi maskinlæring. Da er jeg fornøyd, sier hun.
Skal se inn i glasskula sammen
Tone Mjøs er seksjonsleder for digitalisering, tjenesteutvikling og forvaltning i Viken fylkeskommune. Hun roser samarbeidet med Sikri, både når det gjelder helt konkrete ting, men også når det kommer til innovasjon.
Tone Mjøs
Seksjonsleder for digitalisering, tjenesteutvikling og forvaltning i Viken fylkeskommune
– Vi har tegnet en innovasjonsavtale med Sikri, der vi skal kikke inn i glasskula sammen og se på innovative utviklingsområder. Vi går ikke bare ut i markedet og bestiller noe helt tilfeldig, vi ønsker et langvarig samarbeid med noen der vi kan jobbe fremtidsrettet sammen. Dette er en strategisk satsing for Viken, sier Mjøs.
– Dette samarbeidet er en vinn-vinn-situasjon for alle parter. Sikri får tilgang på data fra oss, så de kan utforske og utvikle nye metoder. Metodene kommer senere oss til gode, gjennom økt effektivisering og fornying. Dette gir igjen bedre tjenester til brukeren, sier Mjøs videre.
Avhengig av samarbeid
– Vi kan ikke utvikle tjenestene våre uten tett samarbeid med kundene våre, sier Anne Mette Havaas, direktør for produkt og marked i Sikri.
– Vi er helt avhengig av dialog med kunden for å finne frem til de beste løsningene både for å utvikle nye prosjekter og for å videreutvikle eksisterende prosjekter. Det er kunden som vet hva de trenger, og som sitter på dataen, sier hun, og legger til at Viken fylkeskommune er en drømmepartner å utvikle noe sammen med.
– De er innovative og interessert i samarbeid. Det syns vi er veldig flott.
Lagres i sky på norsk jord
Silje Hansen, direktør for utvikling i Sikri, forteller at de leverer deres applikasjoner i sky. Sikri har den mest moderne skyløsningen man kan få i Norge, med lagring på norsk jord.
– Vi har en høyt skalerbar løsning som vil gi alle kundene våre en stabil og god drift. Vår skyplattform gir også helt unike muligheter for å ivareta kundens sikkerhet, og sikkerheten går vi aldri på kompromiss med, sier Hansen, og understreker at kundens data er kundens eiendom, og ikke Sikris.
God kvalitet
Hansen forteller at de er i dialog med flere kunder som ønsker, og som har behov for, å automatisere prosesser med AI-teknologi.
– Offentlig sektor kan være litt skeptisk til å ta i bruk AI. Mange syns nok det er litt skummelt. Derfor må vi gjøre dette det i takt med kundenes modenhet, samtidig som vi ønsker å utfordre litt. Vi vil gjerne vise at vi kan gjøre dette i trygge omgivelser, sier hun, og legger til:
– Vi bruker morderne teknologi og rammer, men hopper ikke på ting som ikke er utprøvd. Vi kan trygge kundene på at det de får er av god kvalitet og har en fremtid.
Om Sikri
• Sikri er en av Norges ledende leverandører innen saksbehandling, dokumentforvaltning og arkivering.
• Vår mest populære løsning er Elements, et sak- og arkivsystem som blir brukt i store deler av offentlig sektor. Det er en skalerbar løsning som kan tilpasses ulike formål.
• Vi sørger for å følge myndighetskrav, nasjonale standarder og teknologiske trender, slik at kundene alltid har oppdaterte produkter i takt med tiden.
Av Marte Frimand